Президент России
Парад Победы на Красной площади
Совещание с постоянными членами Совета Безопасности
Возложение венка к Могиле Неизвестного Солдата
Президент России
Телефонный разговор с Президентом ЮАР Сирилом Рамафозой
Совещание с постоянными членами Совета Безопасности
Встреча с губернатором Тюменской области Александром Моором
Встреча с губернатором Ивановской области Станиславом Воскресенским
Возложение венка к Могиле Неизвестного Солдата
Парад Победы на Красной площади
Встреча с Президентом Узбекистана Шавкатом Мирзиёевым
Встреча с Президентом Киргизии Садыром Жапаровым
Поздравления лидерам и гражданам иностранных государств по случаю 78-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне
Все события
Заседание подкомиссии при Госсовете по профилактике кризисных состояний среди несовершеннолетних
Мария Львова-Белова приняла участие в XX Всероссийском съезде детских омбудсменов и открытии конференции «Папы против травли»
Состоялось первое заседание оргкомитета Международной выставки-форума «Россия»
Заседание наблюдательного совета фонда «Защитники Отечества»
Мария Львова-Белова посетила Пензенскую область
Заседание комиссии Госсовета по направлению «Туризм, физическая культура и спорт»
Все события Администрации
Заседание Национального совета по профессиональным квалификациям
Заседание Комиссии по вопросам кадровой политики в некоторых федеральных государственных органах
Заседание Комиссии по предварительному рассмотрению вопросов назначения судей и прекращения их полномочий
Заседание Совета по развитию местного самоуправления
Заседание Комиссии по вопросам гражданства
Заседание Комиссии по вопросам кадровой политики в некоторых федеральных государственных органах
Все события комиссий и советов
Написание эффективных писем
Используйте это руководство в качестве дополнения к Федеральным рекомендациям по простому языку.
Определите вашу аудиторию
По письму легко определить вашу аудиторию; обычно это человек, которому вы пишете. Тем не менее, вы должны также учитывать любые дополнительные считыватели. Например, если вы пишете члену конгресса о проблеме избирателя, офис члена может приложить сопроводительное письмо и отправить его избирателю без каких-либо дополнительных объяснений. Поэтому вы должны написать так, чтобы обе аудитории поняли ваше письмо.
Организуйте письма в соответствии с потребностями ваших пользователей.
После того, как вы решили, кто ваши читатели и что им нужно знать, следующим шагом будет представление информации в таком порядке, чтобы ее было легко понять. Хотя письма будут различаться в зависимости от аудитории или темы, ваше письмо обычно должно содержать одни и те же основные элементы:
Начните с основного сообщения
Всегда начинайте с размещения основного сообщения на переднем плане. Некоторые люди считают, что плохие новости следует похоронить.
Но исследования показывают, что читатели всегда будут искать практический результат. Когда вы прячете основное сообщение, вы только усложняете жизнь своим читателям.
Читатели Департамента по делам ветеранов привели этот пример. Когда сообщение было похоронено, читатели научились обращаться ко второй странице для поиска старого и нового рейтинга. Если их рейтинг не изменился, они знали, что их запрос отклонен:
| Отказано в льготах | Утвержденные льготы |
|---|---|
| Старый Рейтинг 10% | Старый Рейтинг: 10% |
| Новый Рейтинг 10% | Новый Рейтинг: 20% |
Письма могут нуждаться в сочувственном начале
Исследования показывают, что тон письма влияет на его читабельность. Холодное механическое письмо может заставить читателей отключиться, прежде чем они прочитают ваше сообщение. Это не означает, что мы пишем покупателю так же, как и родственнику.
Но это означает, что вы должны использовать сострадание и здравый смысл.
После основного сообщения используйте обзорное предложение
Думайте о своем письме как о руководстве, как добраться из пункта А в пункт Б.
- Предложение-обзор похоже на указания, которые говорят читателю, что искать в пути.
- В более длинных письмах используйте заголовки как дорожные знаки, которые сообщают читателю, когда он туда попал.
Заголовки писем
Заголовки вопросов особенно полезны в ваших письмах, потому что они содержат вопросы, которые задают читатели, и направляют их к ответам.
Заголовки утверждений — следующий лучший выбор, потому что они все еще очень специфичны. Заголовки тем являются наиболее формальными, поэтому во многих случаях руководству с ними удобнее.
Используйте местоимения
В письмах особенно важно вовлекать читателя, используя местоимения. Обращайтесь к читателю как к себе, но не в том случае, если это звучит обвинительно или оскорбительно. Это не означает, что вы должны писать свое письмо в пассивном залоге. Вместо этого сделайте акцент на агентстве, используя «мы».
| Обвинительное использование вас | Улучшенный тон при использовании we |
|---|---|
| Вы не очень ясно выразились. | Мы не поняли ваше сообщение. |
| Вы не отправили платеж. | Мы не получили ваш платеж. |
Выберите правильный тон для ваших писем
Убедитесь, что ваш тон не отключает ваших читателей и не мешает им реагировать на ваши документы так, как вам нужно.
Тон важен во всех документах, но особенно в письмах и уведомлениях. Тон вашего письма отразит ваше отношение к читателю. Хотя вы этого не слышите, тон в письме имеет почти такой же эффект, как и когда вы говорите с кем-то. Какова ваша реакция, когда кто-то говорит с вами холодным тоном? Вы отключаетесь от разговора; уделяйте больше внимания тону, чем содержанию; или уйти? Читатели делают то же самое. Когда тон письма холодный или резкий, читатели часто откладывают письмо и берут трубку телефона.
Создайте профессиональный сочувственный тон
Существует несколько различных техник, которые можно использовать для создания профессионального сострадательного тона, в зависимости от содержания вашего письма:
- Сосредоточьтесь на читателе, используя себя и активный залог,
- При необходимости используйте симпатическое отверстие,
- Извинитесь, если вы сделали что-то не так; и
- Используйте термины «мы сожалеем» или «к сожалению»; при сообщении плохих новостей.
Используйте себя и активный залог в своих письмах, чтобы сосредоточить внимание на читателе
Один из худших нарушителей тона в правительственных письмах обращается к людям, как если бы они были неодушевленными предметами. Ничто так не отталкивает людей, как то, что с ними разговаривают так, как если бы они были просто номером. В приведенном ниже примере единственные два изменения в предложениях — это использование «вы» и действительного залога.
| До | После |
|---|---|
| Травма ноги инвалидизирующая, поэтому получатель имеет право на пособие. | Мы обнаружили, что у вас инвалидизирующая травма ноги; следовательно, вы имеете право на льготы. |
Чувствуете разницу в тоне?
Используйте симпатическое отверстие
Используйте симпатическое отверстие только в случае необходимости. Например, если вы пишете недавно вдове, которая задает вопросы о льготах, вы можете начать письмо со слов: «Мы сожалеем о смерти вашего мужа».
Если, однако, это уже четвертое письмо, которое вы отправляете одной и той же вдове, не добавляйте строчку наизусть.
Извинитесь
Если вы пишете, чтобы исправить ошибку, допущенную вашим агентством, вы должны начать с извинения за ошибку. Или, по крайней мере, признать, что вы допустили ошибку. И, пожалуйста, делайте это в активном залоге.
| До | После |
|---|---|
| Ошибка при расчете возврата. | Сожалеем. Мы допустили ошибку, когда рассчитывали ваш возврат. |
Сочувственное начало должно быть не длиннее одной-двух строк. Сочувственное начало важно, но оно не должно заглушать основное сообщение.
Сообщение плохих новостей
Когда вы сообщаете плохие новости, это помогает смягчить ситуацию, предварив заявление таким термином, как «мы сожалеем», «мы сожалеем» или «к сожалению». Например, вы можете написать: «К сожалению, мы не можем одобрить вашу заявку».
В каждой ситуации вы должны определить, какой термин вам удобнее. Нужно ли сообщать плохие новости таким образом? Нет. Но это задает тон, который может заставить вашего клиента читать. И если подумать, это то, как мы обычно ведем дела лично. Лично мы часто говорим: «Извините, но вы не имеете права на эту льготу». Но много раз в письмах мы сразу же бросаемся словами: «Вы не подходите для этой льготы». Какую версию вы бы предпочли получить?
Время в ваших письмах
Хотя обычно вы должны писать в настоящем времени, письма могут потребовать, чтобы вы рассказали историю в том времени, в котором она произошла. Однако, если вы даете инструкции, вашим читателям легче всего понять настоящее время.
Выражение требований
В то время как в целом мы предпочитаем должен как самый ясный способ выразить обязательство, в письме мы должны учитывать тон. Вы можете использовать один из следующих способов, чтобы четко передать свое сообщение, в зависимости от отношения, которое вы хотите передать своим читателям.
Например:
- Вам
- Вы должны отправить нам эту информацию в течение 30 дней.
- Вы должны оплатить этот счет, иначе мы лишим права выкупа ваш дом.
Первое предложение наименее убедительно; третий самый сильный. Но даже если вы не используете «должен» в качестве требования, избегайте должен_._
Заголовки помогут вам сделать ваши разделы короткими, особенно если ваши заголовки очень специфичны. Посмотрите на свое письмо, когда оно будет готово. Если вы видите слишком длинные разделы, проверьте, все ли в этом разделе относится к вашему заголовку. Если нет, это обычно означает, что либо ваш заголовок слишком общий, либо вы разбили информацию на части под заголовком, который не принадлежит этому заголовку.
Слишком общий
Полезные заголовки
Заголовки полезны, потому что они помогают читателю найти информацию.
Они также полезны, потому что помогают писателю организоваться.
Заголовки бывают нескольких типов, включая тему, утверждение и вопросы. Все эти заголовки помогают наметить документ как для читателя, так и для автора. Пример заголовка темы: «Информация о преимуществах». И пример утверждения…
Конкретный и лаконичный
Чем полезны заголовки?
Заголовки полезны, потому что они помогают читателю найти информацию. Они также полезны, потому что помогают писателю организоваться.
Заголовки помогают очертить документ как для читателя, так и для автора.
Заголовки бывают нескольких типов, включая:
- тему
- выписка
- вопросов
Пример заголовка темы: «Информация о преимуществах». Пример заголовка утверждения:
Ограничение каждого абзаца одной темой
Ограничение абзацев одной идеей является важным ключом к ясности. Вот отрывок из письма Управления по делам ветеранов. Письмо и переписывание взяты из их ReaderFocus Writing Handbook 9.
0004 . В первом примере оригинал в одном абзаце не только ошеломляет, трудно понять, на что именно вы имеете право, не прочитав его несколько раз.
Пример с одним абзацем
В первом примере в абзаце содержится так много информации, что ее трудно понять.
Если из-за вашего активного военного статуса вы столкнетесь с сокращением дохода и вам будет трудно поддерживать свои обязательства по ипотеке, Закон предусматривает, что процентная ставка по вашей ипотеке может быть снижена до 6 процентов годовых до периода вашей активной деятельности. дежурство закончилось. Вы не будете нести никаких штрафов или обязательств по погашению прощенной суммы процентов. Таким образом, вы должны сообщить владельцу ипотеки (или его агенту) о вашей неспособности продолжать платежи, предусмотренные вашим договором об ипотеке. Если вы уже просрочили свои ежемесячные платежи, держатель вашего кредита может отсрочить выплату просроченной суммы до тех пор, пока не закончится ваш период активной службы, и в это время вы должны принять меры для графика погашения.
Пример из двух абзацев
Во втором примере информация разбита на два отдельных абзаца: один о типе защиты, которую вы можете получить; другой о том, как квалифицироваться. Обратите внимание, что за первым абзацем еще проще следить, потому что в нем используется вертикальный список.
Это защита, которую вы можете получить до окончания срока службы:
- Ваш залогодержатель может снизить годовую процентную ставку до 6%.
- Вам не придется платить штраф или прощенную сумму процентов (сумма выше ставки 6%).
- Ваш залогодержатель может отсрочить выплату любых денег, которые вы сейчас должны.
Чтобы претендовать на эту защиту, вы должны сообщить держателю ипотечного кредита, что вы потеряете доход, пока будете находиться на действительной службе, и вам будет трудно поддерживать платежи по ипотечному кредиту. Вы также должны договориться о графике погашения.
Напоминание: Не забудьте показать залогодержателю копию вашего приказа явиться на действительную военную службу.
Используйте много списков в письмах
Вертикальные списки выделяют важные темы и облегчают читателю идентификацию всех элементов в серии требований или процедур. Они могут быть особенно важны в письмах. В приведенном ниже примере мы создали контрольный список для читателя.
До
Когда вы приходите на занятия, вы должны принести планшет, ручку или карандаш, форму, которую вы только что заполнили, две копии формы 171 и резюме, если оно у вас есть.
После
Когда вы приходите на занятия, вы должны принести следующее:
- Планшет
- Ручка или карандаш
- Форма, которую вы только что заполнили
- Две копии вашего 171
- Резюме (если есть)
Вот пример идеального сопроводительного письма, по мнению гарвардских специалистов по карьере0005
Нашли работу своей мечты? Не будьте настолько уверены, что вас возьмут на работу: вполне вероятно, что на ту же должность претендуют несколько других квалифицированных кандидатов.
Вот тут-то и пригодится сопроводительное письмо. Включение сопроводительного письма в дополнение к вашему резюме может быть эффективным способом произвести впечатление на менеджеров по найму: оно демонстрирует ваши сильные навыки письма, выделяет вас среди других соискателей и показывает, что вы сделали все возможное.
Линда Спенсер, заместитель директора и координатор карьерного консультирования Гарвардской школы повышения квалификации, говорит, что надежное сопроводительное письмо отвечает на два ключевых вопроса:
- Почему вы подходите для этой работы?
- Как вы будете повышать ценность организации?
«Среднему работодателю требуется около семи секунд, чтобы просмотреть эти документы», — говорит Спенсер. «Они не читают, они просматривают информацию. Поэтому вам нужно сразу же дать понять, как вы можете повысить ценность».
Вот пример того, как выглядит сильное сопроводительное письмо, по мнению экспертов по карьере из Гарварда (нажмите здесь, чтобы увеличить):
Кредит: Гарвардский университет, Отдел карьеры / Гарвардская школа повышения квалификации, Центр карьеры и академических ресурсов
Не знаете, с чего начать? Карьерные эксперты делятся советами о том, как написать выделяющееся сопроводительное письмо:
1.
Адресовать письмо конкретному человеку«Кому это может быть важно» — это один из самых быстрых способов удалить вашу заявку. Всегда старайтесь адресовать свое письмо конкретному человеку — обычно менеджеру по найму или начальнику отдела. Включите их имя, должность, компанию и адрес в самом верху под датой.
Если вы не знаете, к кому обратиться, LinkedIn — отличное место для начала. Просто введите название компании и некоторые ключевые слова в строку поиска (например, «Google, менеджер по найму, продажи»), и появится множество связанных профилей.
2. Четко укажите цель вашего письма
Ваша вступительная строка не должна быть чем-то экстравагантным. На самом деле, по мнению карьерных экспертов Гарварда, все должно быть наоборот.
Говорите просто и ясно: объясните, почему вы пишете, на какую должность вы претендуете и, если применимо, как вы нашли вакансию.
3. Не перефразируйте все свое резюме
Вы не пишете эссе на 1000 слов, которое резюмирует ваше резюме.
Сопроводительное письмо — это ваш шанс объяснить, почему вы искренне заинтересованы в компании и ее миссии.
Не нужно делать это слишком официально. Используйте свой собственный голос и добавьте несколько личных украшений, чтобы сделать письмо более интересным.
«Если у вас есть соответствующий опыт учебы или работы, обязательно укажите это одним-двумя ключевыми примерами», — отмечают специалисты по карьере. «Подчеркните навыки или способности, связанные с работой. Обязательно делайте это уверенно и имейте в виду, что читатель также рассмотрит ваше письмо как пример ваших навыков письма».
4. Используйте слова-действия и не злоупотребляйте местоимением «я».
Вместо того, чтобы использовать цветистые слова и клише вроде «быстро мыслит» и «очень творческий», используйте слова-действия.
Вот несколько примеров глаголов действия, которые можно использовать при подчеркивании определенных навыков:
- Чтобы продемонстрировать лидерские качества : Выполнил, заключил контракт, назначил, направил, организовал, возглавил, делегировал
- Чтобы продемонстрировать коммуникативные навыки : Адресовано , переведено, представлено, согласовано, модерировано, продвигается, редактируется
- Для демонстрации исследовательских навыков : Сконструировано, изучено, подвергнуто критике, систематизировано, исследовано, смоделировано, сформулировано
- Для демонстрации творческих навыков : Оживлено, переработано, разработано, интегрировано, концептуализировано, оформлено, сформировано
Избегайте использования слишком много «я»-утверждений, потому что это может выглядеть так, как будто вы в основном заинтересованы в том, что вы можете получить от компании.
Акцент должен быть сделан на том, что компания может получить от вас.
5. Подтвердите свой энтузиазм и поблагодарите читателя
Закрытие вашего письма должно:
- Подтвердить ваш интерес к позиции
- Поблагодарить читателя за его или ее внимание
- Укажите, что вы с нетерпением ждете ответа от них
- Включите свою подпись в самом низу
6. Будьте последовательны в форматировании
Визуальная согласованность имеет большое значение. Сократите свое письмо до одной страницы и используйте тот же шрифт (и размер), что и для своего резюме. Если вы конвертируете письмо в PDF, убедитесь, что форматирование переведено правильно.
Дастин МакКиссен является основателем McKissen + Company , фирмы стратегических коммуникаций в Сент-Чарльзе, штат Миссури. Он также был назван одним из «Лучших голосов в области управления и корпоративной культуры» LinkedIn. Подпишитесь на него в LinkedIn здесь.
